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NSIA Banque est présente en Côte d’Ivoire depuis 1906 et est devenue l’une des plus grandes banques commerciales du pays en termes de réseau d’agences, avec plus de 80 agences réparties sur l’ensemble du territoire. Au cours des années 2010, elle a étendu sa présence en Afrique de l’Ouest, en s’implantant d’abord en Guinée en 2011, puis au Bénin, au Togo et au Sénégal au cours de la décennie.
Dans le cadre de cette expansion régionale, NSIA Banque souhaitait harmoniser ses opérations afin que toutes ses filiales fonctionnent comme une seule et même organisation.
Pour atteindre cet objectif, NSIA Banque s’est associée à Novative pour déployer Nova Smart NG, la plateforme intégrée de gestion des RH de Novative, afin de standardiser les processus RH dans l’ensemble de ses entités.
Pourquoi NSIA Banque a choisi Nova Smart NG
À mesure que NSIA Banque étendait sa présence en Afrique de l’Ouest, la gestion des opérations RH dans plusieurs pays et d’un réseau d’agences en pleine expansion est devenue de plus en plus complexe. En outre :
Besoin de centraliser les processus RH
Chaque pays et chaque fonction RH fonctionnait de manière indépendante, rendant quasiment impossible une visibilité globale à l’échelle du groupe.
Processus manuels exigeants
Des tâches administratives essentielles, telles que le suivi des prestations médicales, les autorisations et la tenue des dossiers, étaient entièrement réalisées sur papier, Créant ainsi un risque élevé d’erreurs et des goulots d’étranglement.
Conformité dans plusieurs pays
Les différences entre les législations du travail, les systèmes fiscaux et les exigences réglementaires en Côte d’Ivoire, au Togo, en Guinée, au Sénégal, au Bénin et en Guinée-Bissau ajoutaient une complexité que les outils existants ne permettaient pas de gérer efficacement.
Nécessité du scalabilité
Pour accompagner sa croissance, la banque avait besoin d’une plateforme capable de gérer un volume croissant de données RH, d’intégrer de nouvelles agences et de nouveaux collaborateurs sans perte de performance.
Nova Smart NG a répondu à ces enjeux en proposant une plateforme RH unifiée, évolutive et entièrement digitalisée, permettant de simplifier les opérations tout en garantissant le respect des réglementations locales et l’harmonisation des pratiques à l’échelle du groupe.
Présentation des modules Nova Smart NG déployés chez NSIA Banque
Afin d’assurer la cohérence entre l’ensemble des processus RH, NSIA Banque a mis en œuvre la suite complète Nova Smart NG pour centraliser et moderniser l’ensemble de son écosystème RH. La solution a été personnalisée pour répondre aux exigences spécifiques à chaque pays en matière de conformité et de paie, tout en garantissant la cohérence des politiques RH et des règles métier à l’échelle du groupe pour toutes les autres fonctions. La mise en œuvre couvre un périmètre complet de transformation RH :
Gestion de la paie & RH de base
Cette dernière gère les processus RH fondamentaux, comme le cycle de vie des salariés, la gestion des administrateurs, le suivi des absences et des congés, ainsi que le traitement de la paie dans plusieurs pays. Les règles de paie de chaque pays sont gérées conformément aux exigences réglementaires locales, tout en restant intégrées à un système unifié.
Gestion des talents et des carrières
Cette offre comprend plusieurs modules liés aux ressources humaines, axés sur le développement et l’optimisation des effectifs, notamment la gestion des performances et des évaluations, le recrutement et l’intégration, ainsi qu’un module de gestion de carrière sur mesure favorisant la mobilité interne, la planification de la relève et la mise en place de parcours professionnels structurés.
Opérations et bien-être des collaborateurs
Ce service répond aux besoins opérationnels des collaborateurs et soutient les initiatives en faveur de leur bien-être. Il couvre la gestion des missions et des dépenses, la formation et le développement des compétences avec des cadres d’évaluation, ainsi qu’un système sur mesure de remboursement des frais médicaux.
Cross-cutting Modules
Tous les domaines fonctionnels s’appuient sur des services intégrés tels que des tableaux de bord avancés de reporting et d’analyse, un portail en libre-service destiné aux collaborateurs (pour les bulletins de paie, les attestations et les demandes de documents), ainsi qu’une application mobile permettant aux collaborateurs de gérer en temps réel leurs absences, leurs plannings, leurs évaluations, leurs formations, leurs présences, leurs missions, leurs demandes médicales et leurs documents.
Dans son ensemble, la solution offre à NSIA Banque une plateforme RH unifiée, évolutive et entièrement numérique qui simplifie les opérations tout en conciliant conformité locale et cohérence à l’échelle du groupe.
Together, these capabilities provide NSIA Banque with a unified, scalable, and fully digital HR platform. This streamlines operations while supporting local compliance and group-wide consistency.
L’approche de Novative
Novative a adopté une méthodologie structurée en plusieurs phases afin d’assurer le succès du déploiement de Nova Smart NG dans l’environnement multi-pays complexe de NSIA Banque.
Cette approche visait à garantir l’alignement avec les besoins métier, le respect des exigences réglementaires de chaque pays ainsi qu’une transition fluide depuis les anciens processus vers une plateforme RH unifiée.
Phase 1 : Ateliers de découverte
Novative a entamé le processus par une série d’ateliers de diagnostic menés avec les principales parties prenantes de NSIA Banque. Ces sessions ont permis de cerner les besoins métier et d’identifier les différences entre les processus RH d’un pays à l’autre.
L’objectif était de mettre en place un système unique et unifié fonctionnant de manière cohérente sur tous les sites. Une attention particulière a été accordée à la gestion de la paie, chaque pays disposant de ses propres règles et réglementations. Le but était de rendre le processus aussi simple et efficace que possible, tout en garantissant une conformité totale sur chaque marché.
Phase 2 : Validation des besoins et définition du périmètre
Une fois la phase de découverte achevée, Novative a travaillé en étroite collaboration avec NSIA Banque pour examiner et valider ensemble l’ensemble des exigences recueillies. Cette étape collaborative était essentielle pour s’assurer que rien n’était négligé lors de la définition du périmètre complet du projet et de l’identification des personnalisations nécessaires afin de tenir compte de manière adéquate des législations du travail, des réglementations fiscales et des réalités opérationnelles de chaque pays.
À partir de là, Novative a rédigé un cahier des charges fonctionnel détaillé reprenant l’ensemble des points convenus. Plutôt que de passer directement au développement, les deux équipes ont pris le temps d’examiner le document de manière approfondie, afin de s’assurer que chaque détail était harmonisé et compris par tous. Cela a permis à NSIA Banque d’avoir pleinement confiance dans le fait que la solution en cours de développement répondrait véritablement à ses besoins avant même le début de la mise en œuvre.
Phase 3 : Développement et tests
Une fois la solution mise au point, elle a fait l’objet de tests approfondis afin de s’assurer que tout fonctionnait comme prévu. NSIA Banque a participé activement à cette étape, en soumettant le système à des tests rigoureux pour vérifier qu’il répondait bien à ses besoins opérationnels quotidiens avant sa mise en service.
Afin de garantir la qualité du produit final, le projet a été soigneusement structuré de manière à ce que le développement, les tests et le système en production soient tous maintenus séparés les uns des autres. Cela a permis de détecter et de résoudre tout problème à un stade précoce, sans jamais affecter les données réelles ni les opérations quotidiennes. L’application mobile a suivi le même processus rigoureux, garantissant ainsi une expérience fluide et fiable sur tous les canaux.
Phase 4 : Mise en service et déploiement
La dernière étape a consisté au déploiement de la solution dans l’environnement de production de NSIA Banque. Chaque module était supervisé par un expert métier dédié afin d’assurer la qualité du déploiement et la continuité des opérations. Les domaines clés tels que la paie, la gestion des absences et les intégrations ont été confiés à des spécialistes afin de garantir une configuration précise et une transition opérationnelle sans difficulté.
Les résultats de la collaboration entre Novative et NSIA Banque
La collaboration entre Novative et NSIA Banque a permis une transformation en profondeur des opérations RH de la banque grâce au déploiement de la suite Nova Smart NG. La solution a permis de centraliser les processus RH dans plusieurs pays tout en respectant les exigences locales en matière de conformité et de paie. Le processus de paie a été entièrement adapté et continue d’évoluer afin de rester parfaitement aligné avec les exigences réglementaires et opérationnelles propres à chaque pays.
En réunissant les fonctions RH essentielles, la gestion des talents, les opérations RH et les services dédiés au bien-être au sein d’une plateforme unique, NSIA Banque a considérablement amélioré l’efficacité de ses processus, la cohérence de ses données ainsi que l’expérience collaborateur. Les outils en libre-service et l’application mobile ont également simplifié les interactions quotidiennes avec les services RH, permettant aux collaborateurs et aux managers d’accéder en temps réel aux absences, aux informations de paie, aux formations, aux évaluations de performance et à de nombreux autres services.
