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Qu’il s’agisse de postes permanents, temporaires ou contractuels, Michael Page a bâti sa réputation en mettant en relation les meilleurs talents avec les bonnes opportunités sur un marché très dynamique et exigeant. À mesure que cette réputation a soutenu son expansion dans tous les cantons suisses, les exigences liées à la gestion du travail temporaire ont augmenté. Les employés recrutés par Michael Page étant affectés temporairement à des missions dans d’autres entreprises, cela a créé un besoin accru de soutien pour coordonner efficacement sa propre main-d’œuvre et suivre précisément le temps de travail des employés afin de garantir une facturation client exacte.
Pour relever ces défis, Michael Page avait besoin d’une solution intelligente permettant de suivre le temps de travail des employés depuis n’importe où, de gérer efficacement les absences, de payer correctement les employés, d’envoyer des factures exactes à ses clients et d’intégrer toutes les données de manière fluide dans son système comptable afin d’assurer des opérations fiables et sans friction.
Qu’est-ce qui a conduit Michael Page à s’associer à Novative ?
Afin de soutenir ses activités croissantes de travail temporaire en Suisse, Michael Page avait besoin d’une méthode plus unifiée et fiable pour gérer sa main-d’œuvre, sa paie et ses processus de facturation client.
Main-d’œuvre complexe
Les employés de Michael Page sont répartis sur plusieurs cantons, chacun étant affecté à différents clients avec des horaires, des contrats et des conditions de travail variés. La coordination de cette main-d’œuvre distribuée nécessitait un système capable de gérer des mises à jour en temps réel, garantissant un suivi précis et cohérent de chaque mission.
Conformité de la paie
Les salaires étant régis par des conventions collectives et des réglementations spécifiques à la Suisse, la paie exigeait un haut niveau de précision. Chaque calcul devait être exact, transparent et conforme, sans place pour des erreurs manuelles ou des incohérences.
Exactitude de la facturation
Servir plusieurs clients nécessite une facturation flexible et transparente. Michael Page établit ses factures en fonction des heures réellement travaillées par les employés temporaires, validées par les clients. Le système applique ensuite les tarifs convenus pour chaque client, garantissant une tarification exacte et conforme aux contrats. Comme toutes les données de temps et de paie sont centralisées, la facturation est rapide et fiable, réduisant les risques d’erreurs, de retards ou de coûts imprévus.
Besoin d’un système unifié
Michael Page avait besoin d’un système centralisé capable de relier la paie, le suivi du temps, les absences, les dépenses, la facturation client et l’intégration avec ses systèmes internes, afin d’assurer une meilleure coordination, une plus grande précision et une gestion plus efficace.
Le partenariat avec Novative a permis à Michael Page de relever efficacement ces défis. Les sections suivantes détaillent les outils et processus mis en place pour garantir des opérations fluides et conformes.
L’approche de Novative
Novative a collaboré étroitement avec Michael Page pour concevoir et mettre en œuvre une solution sur mesure, combinant la technologie Nova Smart avec des services externalisés afin d’assurer un traitement de la paie précis, efficace et entièrement conforme pour plus de 550 employés en Suisse.
La stratégie s’est concentrée sur :
- La mise en place d’un système entièrement intégré reliant le suivi du temps, les absences, les dépenses et la facturation dans un flux de travail unique.
- La garantie d’un traitement de la paie précis et conforme aux réglementations suisses et aux conventions collectives.
- L’amélioration de la visibilité et du contrôle des opérations de la main-d’œuvre sur plusieurs missions clients.
- L’optimisation des flux de données entre systèmes pour réduire les tâches manuelles et améliorer l’efficacité opérationnelle.
Mise en œuvre des solutions Novative
Une fois l’approche finalisée avec Michael Page, nous avons mis en place un processus rationalisé combinant des solutions technologiques RH, des services externalisés gérés par notre équipe d’experts et une intégration transparente avec leur système interne, afin de garantir l’efficacité des opérations et la précision du traitement.
Externalisation de la paie
L’externalisation de la gestion de la paie a permis à Michael Page de confier l’ensemble du processus de paie à des spécialistes, garantissant ainsi que les employés soient rémunérés avec précision et dans les délais, tout en respectant pleinement la réglementation suisse et les conventions collectives.
Logiciel de gestion du temps et des présences
Le logiciel de gestion des temps et des présences offre une visibilité en temps réel sur les heures de travail des employés, quel que soit le projet client concerné. Il permet aux consultants et aux responsables de suivre les temps de travail où qu’ils se trouvent, garantissant ainsi un enregistrement précis des heures travaillées et facilitant la facturation et le calcul des salaires.
Logiciel de gestion des absences
Le logiciel de gestion des absences a rationalisé le suivi et la validation des absences des employés, notamment les congés, les arrêts maladie et autres demandes de congés. Cela a permis aux responsables de bénéficier d’une visibilité claire, d’améliorer la planification des missions et de garantir la cohérence et l’actualité des données relatives au personnel.
Application mobile
L’application mobile offre aux employés et aux managers un accès flexible et mobile aux principales fonctionnalités de gestion du personnel, telles que la saisie des heures, les demandes d’absence et la validation des processus. Elle permet d’améliorer la réactivité, de réduire les délais de mise à jour et de validation, et de garantir que les données essentielles relatives au personnel peuvent être gérées à tout moment et en tout lieu.
Intégrations comptables
Les intégrations comptables ont permis de relier directement les données relatives au personnel aux systèmes financiers internes de Michael Page, facilitant ainsi le transfert fluide des informations validées concernant les heures de travail et la paie. Cela a permis d’assurer l’exactitude de la facturation des clients, de réduire la saisie manuelle des données et d’améliorer la coordination entre les services opérationnels et financiers.
Résultats de la collaboration Novative & Michael Page
Les résultats répondent pleinement aux attentes d’un cabinet de recrutement modernisé. Les paiements sont désormais calculés automatiquement selon les conventions collectives et les règles internes, réduisant les erreurs et garantissant des salaires versés à temps.
Grâce à la saisie directe des heures par les employés et leur validation rapide par les clients, le cycle entre le temps travaillé et la facturation a été considérablement raccourci. Les travailleurs temporaires gèrent eux-mêmes leurs heures, absences et dépenses via la plateforme, réduisant les tâches administratives pour toutes les parties.
La génération automatique des factures et l’exportation fluide des données comptables ont allégé la charge du back-office tout en améliorant la précision financière globale.
