Comment rédiger efficacement un appel d’offres

Un appel d’offres (en anglais Request For Proposal) est généralement l’une des premières étapes qu’entreprend une organisation quand elle décide de modifier sa stratégie de paie internationale et choisit un nouveau prestataire.

Il est surprenant de constater que de nombreuses organisations n’accordent pas l’attention nécessaire au processus d’appel d’offres et ré-utilisent d’anciens appels d’offres ou ne détaillent pas suffisamment leurs exigences. Dans une telle situation, le projet ne peut démarrer correctement et les prestataires ne seront probablement pas en mesure de fournir une solution qui couvrira tous les besoins de l’organisation.

C’est pourquoi il est essentiel de rédiger un appel d’offres qui répertorie l’ensemble des besoins afin que votre organisation trouve la solution de paie internationale adaptée à ses exigences et à son fonctionnement.

Dans cet article, nous vous donnons 4 bonnes pratiques pour rédiger un appel d’offres parfait pour l’externalisation de la paie internationale.

Définissez clairement la ligne directrice interne de l’appel d’offres

Pour rédiger un appel d’offres efficacement, il est important de définir une ligne directrice interne au projet. Indiquez dès le départ qui sera impliqué dans le projet afin que les collaborateurs puissent se préparer au processus. Précisez également le plan d’action, qui devra se charger des réponses aux questions liées aux exigences de l’appel d’offres, comment l’appel d’offres devra être publié, qui recevra les propositions des différents prestataires, comment les propositions seront notées et évaluées, qui participera à l’examen des propositions et qui y répondra. La mise en place de délais dans le processus de rédaction vous aidera à maintenir le projet en place et à le faire avancer.

Indiquez vos exigences particulières en matière de paie

Chaque organisation a ses propres exigences en matière de paie. Lorsque vous rédigez les questions pour votre appel d’offres, assurez-vous que vos besoins spécifiques en matière de paie soient correctement retranscrits. L’objectif de l’appel d’offres n’est pas de demander des informations générales aux prestataires car c’est quelque chose qui doit être fait au préalable. Structurez votre appel d’offres de manière à communiquer vos priorités pour la paie. Cela aidera les fournisseurs à répondre le plus adéquatement possible et à proposer la meilleure solution pour votre organisation. 

Rédigez vos questions précisément

Une fois que vous avez établi la priorité de vos besoins pour la paie, il est important que vous rédigiez vos questions de manière à inviter le prestataire à détailler la manière dont il va répondre aux besoins indiqués. Evitez les questions fermées (sauf lorsque c’est nécessaire). De cette manière, vous aurez un aperçu global de la solution et de comment vous pourrez en tirer le meilleur parti.

Structure de base d’un appel d’offres

• Vue d’ensemble du projet

Présentez brièvement le projet afin que les prestataires sachent immédiatement si leurs services et activités y répondent.

• Contexte de l’entreprise

Une rapide introduction sur votre entreprise, pas trop longue. 

• Objectif du projet

Identifiez clairement les objectifs et attentes pour votre paie internationale.

• Portée du projet

Les détails du projet sont essentiels dans un appel d’offres. De la même manière, évitez les questions vagues, elles ne vous aideront pas à trouver le bon prestataire.

• Calendrier

Il est important de donner une idée de la date de mise en service afin de permettre aux prestataires de s’organiser et de vous faire savoir clairement si les délais pourront être respectés.

• Les éventuels points de blocage

Soyez honnête sur les éventuels points de blocage et problèmes. L’une des valeurs fondamentales de Novative est la confiance mutuelle. Pour y parvenir, chacun doit se montrer honnête dès le début. Cela vous permettra également d’écarter les prestataires qui pensent ne pas pouvoir remédier à ces blocages.

• Contraintes budgétaires

Il est également nécessaire d’être franc avec votre budget. Plus vous éliminez les surprises, mieux c’est pour l’ensemble des parties prenantes. 

• Ce que vous recherchez chez un prestataire de paie internationale

Une autre façon d’éviter toutes surprises est d’expliquer exactement ce que vous recherchez chez un prestataire de paie internationale.

Indiquez ce qui est important pour votre projet (le temps, le budget, etc.) et montrez comment vous allez évaluer les propositions en fonction de ces critères.

Conclusion

La perspective de rédiger un appel d’offres peut parfois faire peur. Cependant, ce processus peut donner à votre équipe interne un aperçu clair de ce que vous attendez du projet et des objectifs à atteindre. En suivant ces conseils simples, vous devriez prendre un bon départ pour rédiger et mener à bien votre appel d’offres.